Acuerdos o formas alternativas de facturación a los clientes

Los acuerdos o formas alternativas de facturación son la herramienta perfecta para protegerse de los descuentos puros y duros que a menudo solicitan los clientes. Un descuento en los honorarios tiene un impacto muy diferente en el beneficio según quién intervenga en el asunto. Es decir, que un descuento, por ejemplo, del 20% en los honorarios puede provocar un impacto, porcentualmente hablando, muy superior en el beneficio. Contra este demanda de menor precio a través del descuento, tenemos la opción de pactar una forma o acuerdo de facturación diferente (en inglés Alternative Fee Arrangements).

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Registrar horas no siempre es facturar por horas

 

Acabo de leer un artículo en un diario económico en el que veo que se vuelve a confundir el registro de las horas que cada abogado invierte en un expediente con la facturación por horas. Es evidente que para cobrar por horas tienes que haber registrado las horas que has empleado en el expediente. Pero el registro de horas tiene otras finalidades, como calcular el coste interno del expediente, es decir, lo que le cuesta al despacho hacer una demanda, un contrato, una reunión o un recurso de reposición.

En el artículo también se hace referencia al dinero que se deja de facturar por no registrar todas las horas, aunque desconozco si se tiene en cuenta la posible ociosidad en la relación capacidad / ocupación (no siempre el despacho tiene las suficientes ventas como para que todo el mundo esté ocupado el 100% de las horas) por lo que el hecho de no registrar todas las horas como facturables no siempre se puede traducir en una pérdida económica. Tampoco veo ninguna referencia en el artículo a la posible diferenciación en el diferente grado de utilización de las horas que tiene cada posicionamiento de servicios jurídicos (en el más “commodity”, al 80% se comienza a estar “quemado”).

El registro de horas es fundamental en servicios profesionales, y más en servicios jurídicos. Y no siempre tiene que ver con facturar por horas. El grado de utilización de horas de cada profesional es una medida que puede ser utilizada para muchos fines, y la facturación por horas es sólo una de ellas. De hecho, ahora que los anglosajones hablan de los métodos alternativos de facturación, dan por hecho que uno de los elementos indispensables para poder dar presupuestos cerrados es poder calcular el coste de prestación del servicio.

Veo que también se hace una alusión muy dramática al dinero que cuesta registrar las horas a lo largo de un año (si sumamos las horas empleadas en ir al aseo o en quitarnos y ponernos el abrigo nos podemos llevar otro disgusto). ¿Hablamos del dinero que te puede hacer ganar?

Hay abogados que me dicen que asumen la posible pérdida que puedan tener por no registrar las horas, porque saben que no lo van a hacer bien y prefieren seguir ignorando el dato mientras que les vaya razonablemente bien (ingresos – gastos > 0). Es una decisión que no comparto (por su orientación al corto plazo) pero que al menos es consciente. Creen que perderán más dinero si lo hacen y por eso prefieren seguir igual y no hacerlo.

En definitiva, la percepción de “pérdida de tiempo” que supone registrar las horas empleadas me parece un tremendo error, aunque cada uno es muy libre de defender sus teorías, siempre que lo haga con criterio y así el receptor de ambas ideas puede tomar la decisión correcta.

Retos de los despachos de abogados para el próximo año

Un año más llegamos al cierre de año “escolar” y es un buen momento para llevarnos de vacaciones algunas reflexiones que necesitan ser meditadas lejos de la rutina del día a día. Después de un año trabajando con despachos de abogados, impartiendo clases en varias instituciones, Escuelas de Negocios y Colegios de Abogados, participando en numerosos foros profesionales e investigando continuamente el sector, llegamos a la conclusión de que los principales problemas que manifiestan los despachos en el último año son, entre otros, los siguientes:

1.- Aumento de los días de cobro, con el consiguiente aumento de las NOF (Necesidades Operativas de Fondos). Los clientes tardan más en pagar. En general, el sector estaba muy mal acostumbrado, porque se cobraba excesivamente bien. Esta circunstancia ha provocado que los despachos se encuentren con un aumento de los días de cobro de facturas sin estar preparados para una correcta gestión de la cuenta de clientes, que en ocasiones, y según el sector principal de trabajo del despacho, ha alcanzado ratios muy altas. El coste de las operaciones se encarece y hay que financiarlo, bien a través de instrumentos de crédito o con nuestros fondos.

2.- Aumento del riesgo por impago. El entorno económico ha cambiado y los clientes también. Quien antes era un buen pagador, ahora tiene un gran riesgo de convertirse en un impago. Conviene establecer sistemas que disminuyan el riesgo en este campo. Es muy fácil investigar si nuestros clientes tienen también problemas de impagos, cómo está su sector de actividad, etc.

3.- El tamaño del mercado disminuye. Pauta generalizada en todos los ámbitos del sector jurídico. El entorno económico está como está, y más allá del clásico “pues a mí me va fenomenal” (me alegro por él) cuando la actividad económica general disminuye, lo hace para todos, servicios profesionales incluidos. En este punto lo mejor, y así lo recomiendo en mis trabajos de consultoría, es adaptarse al nuevo entorno lo antes posible y asumirlo como definitivo. Los tiempos de la “barra libre” ya no volverán.

4.- Las estructuras de algunos despachos no se han adaptado a las nuevas condiciones. Todo cambio implica un esfuerzo, y en ocasiones se está evitando realizar cambios que se necesitan urgentemente.

5.- La incorporación de nuevos clientes a los despachos es muy baja. Algunos despachos se lamentan de los pocos clientes nuevos que llegan, aunque se resisten a adoptar metodologías de captación de clientes y ventas. Siguen viendo el marketing y las ventas como una ocupación para el tiempo libre.

De cara al mes de septiembre, y con los problemas expuestos, nos deberíamos hacer una pregunta: ¿Qué cosas no he cambiado en mis despacho desde hace cinco años? ¿Es viable la estructura de costes para el nuevo entorno? ¿Puedo seguir esperando a que los clientes llamen a mi puerta?

La tendencia a no cambiar las cosas puede jugarnos una mala pasada, puesto que los gastos no se convierten en ineficientes de un día para otro, es un lento goteo de ineficiencia que impide ver su verdadera dimensión hasta que ya es demasiado tarde. Revisa tu estructura de costes, analiza el retorno de cada gasto, decide si es estratégico o no.

Aprovechando la cita de la “estrategia“, ¿sigue siendo posible decir que la estrategia no es importante en un despacho de abogados? En mi opinión, no. Ahora es el momento de tener una estrategia, de tener las cosas claras, de saber lo que no hay que hacer. Cuando los mercados se ajustan, la dirección y la gestión de tu despacho de abogados cobra importancia, y seguir con las ineficiencias de la época de los grandes márgenes es un grave error.

Por último, un pequeño apartado para el marketing en los despachos de abogados. Te va a tocar tener un plan de marketing, y si no tienes claro cómo hacerlo, tendrás que buscar ayuda (libros, formación, externalizar el trabajo, lo que sea). Vender servicios jurídicos va a ser fundamental y el desarrollo de negocio va a estar en primera linea. Además, tendrás que hacer acciones muy efectivas, la única opción es trabajar con presupuestos más bajos e igual de efectivos, la imaginación y la creatividad cobran poder.

Desde aquí seguiremos investigando (agosto incluido), escribiendo, y ayudando a los despachos de abogados a tener una estrategia, desarrollar planes de marketing, aplicar al máximo el uso de la tecnología y mejorar la gestión de las personas, que es lo que nos gusta, y mucho.

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